Je factuur als pdf sturen is in 2019 niet meer genoeg als je voor de overheid werkt. Want vanaf april 2019 voeren de Nederlandse en Belgische overheden UBL 2.0 als standaard voor e-facturering. UB-wat?!  Lees wat UBL en e-facturatie inhoudt en hoe je weet dat je goed bent voorbereid.

Wat is e-factureren

E-factureren staat voor elektronisch factureren. Nu denk je misschien, “Maar ik stuur toch al jaren mijn facturen digitaal via een pdf?”. Het verschil tussen jouw pdf en e-factureren is het gestructureerde formaat dat wordt gebruikt. Jouw pdf lever je af met daarop je bedrijfslogo, lettertype en tekst die de factuur vormen. Het is onderdeel van de huisstijl en daardoor ziet jouw factuur er anders uit dan een collega opleider. Om je te onderscheiden is dat goed, maar software als boekhoudsystemen vindt onderscheid maar niks. Nu mag iemand van de administratie jouw pdf-factuur zuchtend overtypen. E-facturatie verhelpt dat probleem doordat we dan állemaal een factuur sturen in één vast, gestructureerd formaat. Boekhoudsoftware weet zo van tevoren precies wat er binnenkomt. Of je nu een opleider bent in veiligheid, of Agile en Scrum trainingen geeft. De factuur kan dus super snel automatisch worden verwerkt. En dat bespaart menselijke fouten, tijd en dus ook kosten.

UBL als Europese standaard

E-factureren is een verzamelnaam van meerdere formats. UBL is er één van en staat voor Universal Business Language. Het wordt opgeslagen als XML-bestand en kent inmiddels meerdere varianten als UBL 2.1, UBL-OHNL, SI-UBL 2.0 en UBL 2.0. De meest gebruikte standaard is de 2.0 variant. Door de specifieke structuur van de code, herkennen en verwerken boekhoudsystemen deze XML-bestanden meestal direct. Vrijwel alle grote boekhoudsystemen zoals Exact, Twinfield en Yuki ondersteunen dit formaat.

Een voorbeeld van hoe stukje UBL-factuur eruit ziet. Als je goed tussen de code doorkijkt, zie je een hele standaard factuur staan.

Waarom zou je e-facturen en UBL gebruiken?

E-facturering met UBL neemt veel handelingen weg , zoals het downloaden van facturen uit een e-mail en het weer uploaden van de factuur in het boekhoudprogramma. Een UBL-factuur wordt direct herkend door je boekhoudsysteem, mits deze verbonden is met je mailbox. Ook hoef je de factuur niet meer door te sturen naar je boekhouder, aangezien de factuur direct klaarstaat als boekingsvoorstel in je boekhoudingssoftware. Hierdoor betalen bedrijven ook veel sneller de factuur. De gemiddelde tijd tot betaling wordt met UBL van 16 dagen teruggebracht naar 3 dagen! Hierdoor kunnen opleiders zich focussen op het opleiden van mensen en niet op de administratieve rompslomp van factureren.

E-factureren en UBL-facturatie in je cursusadministratie software

Het kost al genoeg werk om een pdf-factuur aan te maken. Moet je nu ook handmatig een UBL-factuur maken? Geen zorgen. In de cursusadministratie software van Coachview sturen we automatisch het UBL-formaat mee. Hiervoor ondersteunen we UBL 2.0. Daarbij kijken we automatisch of alle benodigde gegevens aanwezig zijn om de UBL-factuur te maken. Als dat niet het geval is, krijg je een melding. Zo ben je met slechts een druk op de knop klaar voor deze nieuwe manier van factureren. En mocht een upgrade nodig zijn naar een andere versie, dan breiden we dat gewoon uit. Makkelijk toch?!

Laat ons weten wat je van deze blog vindt

Geïnspireerd door onze blog? Laat het ons weten. We willen je continu meer vrijheid bieden in hoe je opleidt. Voor jou en alle andere opleiders, klant, of geen klant. Wil jij liever grotere stappen zetten dan de tips in deze whitepaper? Kijk dan eens rustig op coachview.netof onze opleidingssoftware jouw wens vervult. Kleine organisaties besparen via ons al snel 1 FTE per jaar aan administratieve handelingen, laat staan wat we voor grote organisaties realiseren. Geloof jij in eerst zien, dan geloven? Groot gelijk. We geven graag een vrijblijvende demo op jouw verzoek. En zijn we niet wat je zoekt? Even goede vrienden.

Vragen? Stellen.

Met bijna 200 klanten zijn veel vragen beantwoord rondom cursusadministratie. Dus vraag maar raak. Weten we het antwoord niet? Leuk! Zoeken we ernaar. Bel onze helpdesk via 088 44 88 550 of mail info@coachview.net