Als opleider ben je continu bezig met het verbeteren van je opleidingen. Je backoffice is hierbij een cruciaal onderdeel. De tijd die je hier bespaart kan je terug investeren in het verbeteren van je opleidingen. Gaat er iets mis in de backoffice? Dan heeft dit bijna altijd gevolgen voor cursisten en klanten. Hierdoor is het belangrijk een backoffice te hebben die efficiënt werkt en naadloos aansluit bij de frontoffice. Met deze tips zorg je ervoor dat jouw administratieve processen nog beter verlopen.

Werk gestandaardiseerd en documenteer

Werk je in een organisatie die groter is dan 5 personen? Dan nemen de communicatielijnen exponentieel toe naar een punt dat ze moeilijk te managen zijn. Hierdoor ontstaat er onduidelijkheid als processen niet voor iedereen helder en gelijk zijn. Hieronder zie je wat een toename van medewerkers doet met de communicatie van een organisatie. Je ziet dat het snel erg complex kan worden.

Het is daarom belangrijk zo veel mogelijk processen te standaardiseren en vast te leggen. Niet alleen hoeven backofficemedewerkers dan minder met elkaar af te stemmen. Ook het inwerken van nieuwe werknemers of het opvangen van taken van een ander zullen veel soepeler verlopen. Heb je een proces gestandaardiseerd? Leg hem dan vast in een handboek. Denk niet te snel “Iedereen weet nu toch hoe het werkt?”. Leg je niets vast? Dan blijven gestandaardiseerde processen te vrijblijvend en passen medewerkers een proces naar eigen wens aan. Deze documentatie hoeft geen eindeloos handboek te worden. Een visuele weergave van het proces met belangrijke opmerkingen kan vaak al veel oplossen.

Automatiseer terugkerende taken

Inschrijvingen verwerken, uitnodigingen versturen, facturen maken. Het zijn dagelijkse taken die onmisbaar zijn, maar ook erg veel tijd kosten. Bij deze taken valt dus direct veel tijdswinst te behalen. Zo kan je veel standaard processen automatiseren met de juiste software. Ga ook na of alle taken die je uitvoert nog steeds van belang zijn. Zo zien we bij Coachview vaak dat taken dubbel worden uitgevoerd. Een goed voorbeeld is het bijhouden van inschrijvingen in Excel, als deze ook worden geregistreerd in een CRM. Ook zien we in Coachview zelf dat veel processen semiautomatisch verlopen, omdat medewerkers controle willen houden. Dat je controle wil houden snappen we, maar dit zorgt wel voor meer handwerk. Erg inefficiënt en zonde van de tijd als het aan ons ligt! Het goed automatiseren van deze taken kost even wat tijd maar zodra je op de rit bent, merk je gelijk resultaat. En vertrouwen in automatisering krijg je naarmate je de kracht ervan inziet.

Werk met SaaS

De tijd dat software geïnstalleerd moest worden via een cd-rom hebben we ver achter ons gelaten. Software as a Service (SaaS) en Cloudsoftware zijn de nieuwe maatstaaf. Werk je nu nog met standaard software? Dan is de upgrade naar SaaS een logische stap. Het werken in de cloud biedt je de mogelijkheid waar en wanneer je maar wilt te werken. Thuis nog even snel die opleiding op afgerond zetten? Met SaaS wordt dit mogelijk. Een bijkomend voordeel is dat SaaS en cloudoplossingen vaak met een maandabonnement werken. Hierdoor is de eenmalige investering vaak lager dan wanneer je een vaste licentie of maatwerk inkoopt. Ook blijf je met een SaaS oplossing altijd updates ontvangen. Hierdoor werk je altijd met de nieuwste functies en verbeteringen die je backoffice nog beter maken!

Andere verschillen tussen traditionele software en SaaS zijn:

SaaS is beschikbaar op mobiele apparaten
SaaS heeft vaak een gratis proefversie
SaaS kan meteen worden gebruikt zonder installatie.
SaaS update altijd naar de nieuwste versie
SaaS vereist geen onderhoud door eigen IT afdeling
SaaS begeleidt je vaak via een implementatietraject

Vier je successen

Bijna ieder managementboek dat je openslaat heeft het er wel over. Vier je successen en geniet van bereikte mijlpalen. Amerikaanse psycholoog Fred Bryant zei het al: de kunst van het genieten kun je leren. Successen vieren wordt vaak overgeslagen in een organisatie, maar is ongelofelijk belangrijk. Niet alleen verbetert dit het teamgevoel, maar ook de efficiëntie van je medewerkers. Het vieren van successen zorgt ervoor dat onze hersenen meer dopamine aanmaken wat ons een fijn gevoel geeft Dit fijne gevoel willen mensen van nature herhalen, waardoor we harder werken dit gevoel weer te krijgen. Je hoeft niet heel groot uit te pakken om successen te vieren. Zo kan het ook al:

Trakteer medewerkers op iets lekkers
Laat de doelen een dagje rusten. Dat hebben je medewerkers verdiend
Bedank iedereen aan het succes heeft meegeholpen
Geef een minifeestje op de VriMiBo
Geef medewerkers een klein cadeau als blijk van waardering

Neem tijd om te evalueren

Successen vieren is natuurlijk erg leuk en taart eten heel lekker, maar kritisch blijven is net zo belangrijk. Een drukke periode achter de rug? Neem altijd even de tijd om intern te evalueren. Welke processen liepen goed en welke slecht? Evalueren helpt je sterke en zwakke schakels in je proces te vinden. Ook geeft het inzicht in de ontwikkeling van je backoffice. Na een evaluatie heb je een flinke lijst aan punten die nog niet goed gaan. Denk ook altijd na over verbeteringen en gun jezelf de tijd om deze ook door te voeren. Plan maandelijks of wekelijks een blok in waar je werkt aan deze verbeteringen. We zien veel organisaties die naast de dagelijkse taken niet de ruimte nemen om kritisch te evalueren en verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen maken de backoffice op termijn veel efficiënter. Gun jezelf dus echt de tijd om te werken aan het verbeteren van je backoffice.

Wat weet Coachview over een efficiënte backoffice?

Bij Coachview hebben we ruim 12 jaar ervaring in het optimaliseren van backoffice processen voor onze klanten. Het inrichten van workflow en het automatiseren van processen met onze cursusadministratie software gaat ons hart sneller van kloppen. Hierdoor zien we veel organisaties van de binnenkant en weten we wat een backoffice sterker maakt. Meer weten over Coachview doe je hier.

Bronnen:

Werk gestandaardiseerd en documenteer:
https://agilecoach.guide/size-matters-ook-bij-teams/

Werken met SaaS:
https://creatinginfo.com/blog/repost-shelf-vs-software-service-saas/

Vier je successen:
https://smallbusiness.chron.com/importance-employee-evaluation-12020.html

Neem tijd om te evalueren:
https://berkeley.edu/article/item/10-steps-to-savoring-the-good-things-in-life