Wanneer deelnemers aan jouw training, opleiding of cursus slagen, is hier misschien wel een certificaat met een bepaalde geldigheid aan verbonden. Uitreiking, registratie en verlenging hiervan brengt heel veel handelingen met zich mee. Met Coachview automatiseer je niet alleen de hele workflow hier omheen maar herinner je zelfs volledig vanzelf de gecertificeerde wanneer hun certificaat gaat verlopen. Zo kunnen zij zich opnieuw laten certificeren door jou! Leer hieronder in welke 3 stappen jij automatisch certificaten kan maken met Coachview!

Stap 1: Certificaat voorbeeld maken

Nooit meer zelf íeder certificaat maken: Als eerste maak je in Coachview een document template van jouw te versturen certificaat. Dit is als het ware een voorbeeld certificaat voor ieder te versturen persoonlijke certificaat. Hierin neem je geautomatiseerd specifieke data mee zoals bijvoorbeeld naam opleiding en cursus, start en einddatum, slagingsdatum. De keuze is helemaal aan jou. Bovendien wordt het definitieve document bewaard in het dossier van bijvoorbeeld een opleiding, deelnemer of docent (persoonsdossier) en kun je die dus eenvoudig terugvinden, heropenen en opnieuw mailen of printen.

Stap 2: Certificaat op tijd versturen

Deelnemers slagen soms niet allemaal op hetzelfde moment, je dan kunt de opleiding dus niet afronden. Maar je wilt de deelnemers een certificaat sturen zodra ze geslaagd zijn of een bewijs van deelname toesturen wanneer ze aanwezig zijn geweest. Zodra je de presentie en/of slaging geregistreerd hebt voor de gehele opleiding, kan er vanuit Coachview een automatische mail gestuurd worden naar de deelnemers (met daaraan bijgevoegd het certificaat of bewijs van deelname). Zo verstuur je automatisch het certificaat en later een herinnering op het moment wanneer dat certificaat bijna verloopt.

Stap 3: Herinnering mailen voor het verlengen van het certificaat

Wil je het proces rondom (her-) certificeren automatiseren? Dit kan door Coachview automatisch persoonscategorieën toe te laten voegen zodra een cursist is geslaagd. Zo verstuur je niet allen automatisch het certificaat zoals beschreven in de vorige stap. Op deze manier stuur je later een herinnering op het moment wanneer dat certificaat bijna verloopt.

Na het behalen van bijvoorbeeld een specifiek onderdeel kan een persoonscategorie automatisch toegevoegd worden in Coachview. Hierdoor kan je een bepaalde actie wel of niet uit laten voeren. De persoonscategorie kan automatisch toegevoegd worden na bijvoorbeeld het behalen van een specifiek onderdeel waar een certificaat aan is gekoppeld. In de vorige stap is het certificaat al automatisch verzonden. Maar nu activeer je dus ook een automatische actie waardoor de geslaagde deelnemer, voordat het certificaat verloopt, een uitnodiging ontvangt voor de cursus of training  voor her certificering daarvan.

Natuurlijk wil je geen herinnering sturen dat het certificaat verloopt, wanneer de cursist al ingeschreven is voor de herhalingscursus. Ook hiervoor biedt Coachview de beste oplossing volledig geautomatiseerd aan.

Afhankelijk van welke persoonscategorie aan iemand is toegewezen, moet een actie wel of niet uitgevoerd worden. De persoonscategorie kan automatisch verwijderd worden, bijvoorbeeld nadat er opnieuw is ingeschreven voor de her certificering. Een automatische actie zorgt dat Coachview op het juiste moment de categorie bij die persoon verwijderd. op deze manier worden andere acties  getriggerd of juist niet meer getriggerd omdat er al opnieuw is ingeschreven.