1.

Organiseer jouw cursussen via het nieuwe opleidingsportaal

Het lijkt al langer geleden, maar het was echt nog dit jaar: de lancering van ons nieuwe opleidingsportaal. Dit Coachview Opleidingsportaal helpt je met het stroomlijnen van het inschrijfproces. Met veel meer mogelijkheid voor het doorvoeren van jouw eigen huisstijl biedt dit portaal voor jouw opleidingen, trainingen en cursussen je ongelooflijk veel onafhankelijkheid. Opzichzelfstaand kan dit nieuwe portaal zelfs dienst doen als volledige website. Met het Coachview Opleidingsportaal toon, verkoop en plan je jouw cursusaanbod en automatiseer je de organisatie en administratie er omheen. Een enorme stap vooruit dus! Meer weten over dit portaal? Bekijk dan deze kennissessie waarin alles over dit nieuwe opleidingsportaal wordt uitgelegd. Wil jij nou ook zo’n portaal voor al jouw opleidingen? Neem dan even contact met ons op voor een demo!

2.

Verstuur automatisch de link naar de Virtual Classroom voor jouw trainingen 

Op een tweede plaats en jammer genoeg nog steeds heel actueel: het toevoegen van de link van jouw online opleiding in het opleidingsonderdeel. Bij het maken van een onderdeel van jouw opleiding heb je de keuze tussen ‘klassikaal’, ‘e-learning / digitaal’ of ‘Virtual Classroom’. Selecteer je ‘Virtual Classroom’, dan heb je de mogelijkheid om de digitale locatie als URL voor bijvoorbeeld Teams, Zoom of Meet vast te leggen bij het onderdeel dat is gestempeld bij de opleiding. De digitale locatie kun je als samenvoegcode toevoegen in een document-template en is dus direct beschikbaar in de communicatie rondom de opleiding.

Deze toevoeging in onze software levert direct meer efficiëntie op in jouw dagelijkse taken rondom de organisatie van jouw opleidingen: door dit te automatiseren, verricht je nu dagelijks letterlijk minder handelingen. Bovendien zijn jouw werkzaamheden veel minder foutgevoelig, omdat je niet langer linkjes kopieert, plakt en verstuurt! Hiernaast is deze link naar de Virtual Classroom (de informatie over de online opleiding) enorm belangrijk: Deze online vergaderlink tonen we dan ook bij de opleidingen in de DocentApp. Zo kunnen docenten vanuit de app supereenvoudig in de juiste Virtual Classroom stappen.

3.

Automatiseer de workflow rondom jouw cursusadministratie

Actie, actie, actie in jouw workflow! Wat hebben we dit jaar veel rondom de actie-templates geoptimaliseerd.

Automatisch factureren: Er wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt. Dit gebeurt met behulp van een actie bij de aanvraag. Door het aanmaken van de conceptfactuur wordt een nieuwe actie klaargezet bij de factuur, die de conceptfactuur op definitief zet. De factuur wordt vervolgens verzonden met behulp van de actie-template.

Ook kun je de “deadline-inschrijven” en “deadline-uitschrijven” als timing in actie-templates gebruiken. Hierdoor heb je enorm veel extra mogelijkheden om jouw workflow nog beter te automatiseren. Dit gebruik je bijvoorbeeld om:

• • Na de deadlines pas de lunch te bestellen voor een opleiding.
  • De docent de presentielijst te mailen nadat de deadlines zijn verstreken.
  • Lesmateriaal te bestellen zodra de deadlines zijn verstreken.

In onze kennisbank hebben we een apart hoofdstuk gewijd aan het inrichten van jouw workflow met actie-templates. Maak je vaak gebruik van terugkerende handelingen, dan richt je hiervoor een actie-template in. Wil je meer weten over het gebruiken van de actie-templates, dan lees je daar alle details over in deze kennisbank-artikelen.

4.

Automatisch prijsafspraken factureren voor jouw opleidingen

Geautomatiseerd maar toch met persoonlijke prijsafspraken factureren is een eitje na alle ontwikkelingen: Al vroeg in het jaar hebben we ontwikkeld dat je de betaalwijze bij prijsafspraken in bulk kan toevoegen of verwijderen. Dit zorgt ervoor dat je met veel minder handelingen jouw facturen op de juiste manier verstuurt. Door het toewijzen van een categorie aan de prijsafspraak, krijg je meer structuur in je workflow en heb je in no time het overzicht weer terug. Na het toevoegen van een categorie kun je bijvoorbeeld ook alle prijsafspraken met dezelfde categorie in één keer aanpassen. Meer weten? Lees hier meer over het vastleggen van prijsafspraken.

En als kers op de taart presenteerden we dit jaar de mogelijkheid een actie-aanbieding of (tijdelijke) vaste korting in te zetten. Aanbiedingen verwerk je nu automatisch in Coachview met behulp van verkoopregels. Deze (en ook prijsafspraken) maak je periode-afhankelijk. Dit kan voor start- of einddatum van een opleiding, aanvraagdatum of aanmaakdatum webaanvraag.

5.

Verstuur automatisch een agenda-item mee in de uitnodiging voor jouw training

Groot voordeel voor jouw cursisten, docenten en zoveel tijdswinst voor jou: De agenda bijlage, het ICS- bestand, direct toegevoegd in jouw uitnodiging: Geen last meer van no-show (door vergeten in de agenda te schrijven). Zo automatiseren we dus niet alleen jouw organisatie, maar zelfs de administratie van jouw leerlingen en docenten.

Op onze kennisbank lees je hoe je een ICS bijlage toevoegt vanuit Coachview.

In dit artikel kom je meer te weten over het maken van mailings.

6.

Verminder handelingen en kliks met favoriete zoekopdracht

Ook jouw dagelijkse handelingen om dezelfde zoekresultaten te krijgen behoren tot het verleden. Je hoeft niet langer meerdere keren dezelfde criteria aan te vinken, want je slaat jouw gemaakte zoekopdracht op als favoriet. Nu vind je deze eenvoudig terug op je startscherm. Dit levert je zoveel extra tijd op!

Wil je jouw kennis over het navigeren en zoeken in Coachview opfrissen? Lees dan op onze kennisbank stap voor stap alle tips en weetjes rustig terug. Daarna vind je eenvoudig en snel alle informatie omtrent jouw cursussen terug!

7.

Laat Coachview één bewerking voor meerdere items in één keer uitvoeren

Er levert weinig zoveel tijdswinst en gebruiksgemak op als het in bulk bewerken. Daarom is er dit jaar een indrukwekkende hoeveelheid functies in bulk bewerkbaar gemaakt. Hiernaast hoef je nu dus ook niet meer in aparte (Excel-)lijsten bij te houden welke informatie je al bewerkt of verwerkt hebt!

• Bij opleidingen bewerk je onderstaande velden in bulk:

  • Publicatie website/portaal
  • Publicatie Planning
  • Contactpersoon
  • Contactpersoon2
  • Deadline inschrijven
  • Deadline uitschrijven
  • Categorieën

• Wijzig evaluaties in bulk

  Wijzig eenvoudig en met een simpele handeling de status van meerdere evaluaties tegelijkertijd:
  zet deze open of sluit ze af.

• Categoriseer prijsafspraken in bulk

  Misschien zie je vanwege de vele prijsafspraken door de bomen het bos niet meer. Door het toewijzen van een categorie aan de prijsafspraak, krijg je meer structuur in je workflow en heb je in no time het overzicht weer terug. Na het toevoegen van een categorie kun je bijvoorbeeld ook alle prijsafspraken met dezelfde categorie in één keer aanpassen. In Coachview fungeren categorieën zoals labels voor al jouw cursusgegevens: bekijk de kennissessie en leer hoe categorieën jou helpen meer overzicht in je workflow te creëren!

• Pas verschillende velden van de soortonderdelen
  van een opleidingssoort in één handeling aan:

  • Presentie % voor akkoord
  • Categorieën toevoegen
  • Categorieën verwijderen
  • Opleidingsportalen toevoegen
  • Opleidingsportalen verwijderen
  • Status
  • Publicatie website
  • Inactief

• Handel opleidingsvragen in bulk af

  Zet een aanvraag snel op afgerond, vanaf nu in beduidend minder klikken
  dan je tot nu toe gewend was, door alle opleidingsvragen in bulk af te ronden.